Teamarbeit digital - MS Teams bietet uns mehr als Chat und Video-Call

13 May 2020

In der Corona-Krise gilt die Empfehlung „Bleib zu Hause“ für alle. Als externe Trainer- und Beraterin beobachte und staune ich, wie unterschiedlich sich Unternehmen oder auch Abteilungen innerhalb einer Firma mittels desselben Softwarewerkzeugs, Microsoft Teams, organisieren.

Klar gibt es Gemeinsamkeiten. Wer immer konnte, hat Arbeit nach Hause und in Videokonferenzen verlagert. Wie andere Kollaborationswerkzeuge auch hat Microsoft Teams zu Beginn der Corona-Krise einen steilen Anstieg der Aufmerksamkeit erlebt. Das zeigt auch die Google Trend-Abfrage vom 12.05.2020 zum Stichwort Microsoft Teams in Deutschland.

Google Trend zu Microsoft Teams

Als Externe erreiche ich normalerweise meine Ansprechpartner über Telefon und Mail. Abgesehen von Abrechnungen und gelegentlichem Datenaustausch bleibt mir der Einblick in den digitalen Büroalltag verborgen. In der Krise öffnete sich die Tür ein stückweit.

Gut schon mal, wer über ein Tool wie Teams überhaupt verfügt und auch über mobile Endgeräte und VPN-Zugang. Es gibt auch diejenigen, leider oft im öffentlichen Dienst, die von daheim weder auf E-Mails noch auf Dokumente zugreifen können. Home Office sollte sich das nicht nennen.

Doch schauen wir einem typischen Nutzer von Teams kurz über die virtuelle Schulter.

„Hier klicke ich auf den Link in der Outlook-Besprechungseinladung und nehme dann am online Meeting teil.“
– „Und sonst?“
„Nichts sonst.“
– Schade. Hier geht mehr.

Asynchrone Kommunikation

Teams bietet als Plattform für die Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit im Team ein Upgrade in die digitale Arbeitswelt. Informationen und Austausch lassen sich gezielter steuern und Aufwand reduzieren.

Die Aufforderung im Kanal der Arbeitsgruppe: „Bitte ergänzt den (hier verlinkten) Agenda-Entwurf in der Dateiablage bis Freitag 14:00“, reduziert E-Mailverkehr und punktuellen Aktualisierungsaufwand vor jedem Meeting. Das Protokoll wird vor den Augen aller an Ort und Stelle live im verknüpften Wiki oder OneNote Notizbuch verfasst. Einwände und Ergänzungen fließen unmittelbar im Gespräch ein. Wieder verringert das den E-Mailverkehr und späteren Aktualisierungsaufwand.

Screenshot Teams mit eigenen Tabs

Mein Status meldet den anderen, ich bin ansprechbar oder - erwarte keine Antwort, ich bin beschäftigt. Das nonverbale Signal benötigt in der Startphase bewusste Aufmerksamkeit, bis allen die Ampel auffällt und sie aktiv gepflegt wird. Es beschleunigt anschließend den täglichen Kontakt untereinander, auch dann noch, wenn sich das Geschehen wieder ins Büro verlagert.

Aufgabenplanung: Bei Protokollierung in OneNote lassen sich Aufgaben direkt für die individuellen Prioritätenlisten in Outlook erstellen. Ist eine Aufgabe erledigt und von mir abgehakt, findet automatisch die Aktualisierung in der Ansicht für alle statt. Gemeinsame Aufgaben werden in Planner transparent priorisiert und im Fortschritt verfolgbar. Schnell wird deutlich, bei wem oder wann Überlastung droht.

Und schließlich Besprechungen. Mit zunehmender Teilnehmergröße ähneln virtuelle Meetings oft einer Monologfolge. Auf die Frage nach Kommentaren lauscht der Sprecher in die weite Stille. Eine Webinar-Teilnehmerin verglich kürzlich ihre Moderationserfahrung mit dem Versuch, sich mit Fischen unter der Meeresoberfläche zu unterhalten.

Was ich als Moderatorin für mehr Nähe und Beteiligung in einer Besprechung tun kann

  • Ungeübte oder neue Teilnehmer 15 min früher zum Technik-Check einladen.
  • Videoansicht zumindest zum Einstieg und Kennenlernen. Gern auch zum Abschluss.
  • Check-in: Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dass wir persönlich ins Gespräch einsteigen, z.B. Wie geht’s? Wo bist du? Dein letztes Aha-Erlebnis.
  • Agenda-Punkte nicht nur nennen, sondern explizit Zweck und Dauer jedes Beitrags anmoderieren.
  • Gelegentlich Kommentar- und Stimmungsabfragen im Chatfenster. Die Entscheidung „Pause?“ oder „Keine Pause einlegen?“ lässt sich sekundenschnell treffen. Vorausgesetzt, die Alternativen stehen im Chat eindeutig zur Wahl.
  • Teilnehmer namentlich ansprechen und gezielt um Rückmeldung bitten.
  • Bei grundlegenden Themen darauf bestehen, dass jeder eine kompakte Rückmeldung gibt, in der Reihenfolge im Teilnehmerfenster.
  • Bildschirm teilen und eine Präsentation als Gesprächsgrundlage zeigen, gilt als der Standard.
  • Idealerweise richten alle die Aufmerksamkeit auf ein gemeinsames Ergebnisdokument und können auf Inhalte und Formulierung direkt Einfluss nehmen. Möglich ist das mit Office Dokumenten und abschnittsweise in Wiki.
  • Ist aktive Mitwirkung gefragt, schweifen die Gedanken und Augen wenig ab.
  • Beiträge kurz halten.
  • 10 min Pause nach 50 Minuten.
  • Für größere Arbeitsthemen parallele Gruppenbesprechungen öffnen, die nach einer festen Frist wieder zurück in den Hauptkanal wechseln.

Online Meetings dirigieren

Was ich als Teilnehmer für lebendigere Teams-Besprechungen tun kann

  • Pünktlich technisch startklar sein.
  • Die Agenda kennen und Material vorab sichten.
  • Aktiv zuhören oder transparent sein, wenn ich mich bei bestimmten Punkten ausklinke.
  • Fragen im Chat stellen, statt zu unterbrechen.
  • Meine Stimme variieren, Mimik und Gestik verstärken.
  • Ein individuelles Hintergrundfoto spart Bandbreite und findet die Aufmerksamkeit der Kollegen.

Wer die Kniffe und manchmal etwas verborgenen Möglichkeiten in MS Teams ausprobieren will, findet hier kurze Tutorials von Microsoft: Microsoft Teams-Videoschulung